Im Landkreis Bentheim wurde ein effizientes und zeitsparendes Verfahren zur Beantragung und Bearbeitung von Schülerfahrkarten entwickelt. Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte können ihre Anträge nun einfach und bequem digital per Smartphone oder Tablet stellen.
Die Organisation der Schülerbeförderung mit Bussen und Bahnen ist in vielen Bundesländern Aufgabe der Landkreise und kreisfreien Städte. Im Landkreis Grafschaft Bentheim betrifft dies jährlich ca. 5.000 Schülerinnen und Schüler. Die Beförderung erfolgt ausschließlich durch private Busunternehmen. Daher sind insbesondere bei den Schulwegen viele Aspekte zu berücksichtigen und zu berechnen. Hier spielt der Raumbezug eine entscheidende Rolle.
Die bisherige Beantragung der Schülerfahrkarten in Papierform war mit einem hohen Zeit-, Material- und Personalaufwand verbunden. Um diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, sollte eine digitale Lösung entwickelt werden.
Technologische Basis: ArcGIS Enterprise und ArcGIS Survey123
In diesem Projekt wurde der bisherige Papierantrag 1:1 digitalisiert und mit Hilfe von ArcGIS Survey123 und Python-Skripten umgesetzt. Die Anwendung ermöglicht die Erstellung intelligenter Formulare mit einfacher Benutzerführung. Die gesamte Lösung wird in der landkreiseigenen Infrastruktur auf einem ArcGIS Enterprise Deployment gehostet, um den Sicherheitsanforderungen der sensiblen Daten gerecht zu werden.
Der Workflow beinhaltet die automatisierte Auswertung der Anträge mit Hilfe eines Python-Skripts. Bisher manuell durchgeführte Schritte, wie z. B. die räumliche Überprüfung der Adresse im zuständigen Schulbezirk, werden nun automatisiert verarbeitet.
Die Kommunikation mit den Antragstellenden erfolgt per E-Mail unter Verwendung von offenen Site-Packages wie smtplib. Die Ergebnisse werden ebenfalls über eine Schnittstelle an das Programm TerraSchüler der Firma Terraplan übergeben, das die Bestellung der Fahrkarten bei den zuständigen Unternehmen ermöglicht.
Umsetzung der digitalen Prozesskette
- ArcGIS Enterprise: Die Grundlage für die gesamte Lösung.
- ArcGIS Survey123: Ermöglicht die Erstellung der intelligenten Formulare für die Antragstellung.
- ArcPy: Automatisiert die Auswertung der Anträge und ermöglicht räumliche Überprüfungen.
Der Einsatz von ArcGIS Survey123 und der digitalen Prozesskette bietet zahlreiche Vorteile. Die Bürger:innen profitieren von einer vereinfachten Antragstellung, da sie das digitale Formular jederzeit und überall mit ihrem Smartphone oder Tablet aufrufen und absenden können. Sogar ein Selfie für ein digitales Passfoto ist möglich. Die Bearbeitungszeiten werden verkürzt und die Transparenz und Qualität des Verfahrens erhöht.
Nicht nur die Schülerinnen und Schüler profitieren
Die Sachbearbeiter:innen profitieren von einer automatisierten Auswertung der Anträge mithilfe von ArcPy. Der bisherige Papierversand wird durch den E-Mail-Versand ersetzt, und die Antragsteller:innen erhalten zusätzliche Informationen über den Ablehnungsgrund ihres Antrages, z. B. zu nahe an der Schule wohnend. Die Ergebnisse werden teilautomatisiert in das Fachprogramm TerraSchüler übernommen, wo die weitere Bearbeitung und die Weiterleitung an die Verkehrsunternehmen erfolgt.
Fazit
Durch die Zusammenarbeit zwischen dem Landkreis Grafschaft Bentheim und Esri Deutschland wurde eine effiziente digitale Prozesskette für die Beantragung und Abwicklung von Schülerfahrkarten geschaffen. Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte können nun über das Bürgerportal des Landkreises mit ihren Endgeräten in wenigen Sekunden einen Antrag auf Schülerbeförderung stellen. Innerhalb einer Stunde erhalten sie automatisch einen vorläufigen Bescheid.
Diese Lösung ermöglicht eine zeitsparende und komfortable Antragstellung und steigert die Effizienz des gesamten Prozesses.
